Należy zachować właściwy balans prowadząc negocjacje pomiędzy klarownością,zwięzłością i spoistością wiadomości pamiętając o jej poprawności.
a)Klarowność
Wiadomość ma być zrozumiała dla odbiorcy poprzez:
- używanie prostych słów, ale unikanie żargonu (w pewnych sytuacjach może być dopuszczalny, np. w komunikacji w dobrze i długo znającej się grupie ludzi);
- unikanie wyrazów i zwrotów, które nie są znane lub niewiele mówią odbiorcy
- pisanie zdań dających się łatwo przeczytać; należy unikać zbyt długich i złożonych zdań (powstał nawet test, który to pozwala określić nam prawdopodobny poziom zrozumienia naszego tekstu przez nadawcę)
- używanie strony czynnej zamiast biernej – strona czynna posługuje się jasnymi, prostymi regułami, za którymi dosyć łatwo jest nadążyć. (jakkolwiek strona bierna może zostać użyta w celu wprowadzenia do wiadomości więcej taktu i dyplomacji, w celu ponownego uwypuklenia pewnej kwestii).
b)Zwięzłość
W możliwie zwięzły sposób staramy się wyłożyć swoje kwestie przy uwzględnieniu, że odbiorca musi te w miarę zwięzły tekst zrozumieć. W tym celu:
- używamy krótkich zdań, nie więcej niż 8 wyrazów w zdaniu
- unikać rozwlekłości, wielosłowia, wielu niepotrzebnych słów – np. zastępować całą frazę jednym słowem
- unikać nadużywanych wyrazów, ponieważ bardzo mało wnoszą do efektywnej komunikacji i nie powinny stanowić części pism biznesowych
- unikać niepotrzebnych powtórzeń, jakkolwiek można powtarzać pewne zwroty, ale robić to należy z umiarem i w miarę konieczności
c)Poprawność
Poprawność czyli właściwa gramatyka, pisownia, interpunkcja. Poprawność również dotyczy następujących kwestii:
- właściwego poziomu używanego języka – czy jest on formalny, nieformalny czy też może niestandardowy.
- stosowania paragrafów które wyrażają po jednaj idei. Na początku każdego paragrafu umieszczamy zdanie główne wyrażające główną idee paragrafu
- używanie dopuszczalnych mechanizmów pisania – zwiększy to przejrzystość tekstu i poziom jego zrozumienia. Nie trzymanie się tych reguł prowadzić może do zmniejszenia naszej wiarygodności w oczach czytającego, do braku jego akceptacji dla przedstawionych kwestii. Należy też pamiętać aby utrzymać właściwy format wiadomości, co tyczy się do jej: formy, struktury, układu.
- unikanie seksistowskich słów czy zwrotów – wiąże się to z zaniechaniem stereotypowego myślenia o mężczyznach i kobietach. Można tutaj używać neutralnego języka poprzez: unikanie słów zorientowanych wyłącznie na mężczyzn, unikanie seksizmu w pisowni imion i tytułach przysługującym osobom.
d)Spoistość
Może być zachowana poprzez:
- pisanie „równoległych” zdań
- używanie słówek i fraz łączących sens całego zdania
- wyszczególnienie najważniejszych kwestii w tekście tak aby stały się widoczne (jak np. data, miejsce i czas spotkania)
Tags: nlp, zarządzanie