Dokumentowanie systemu zarządzania, to proces wymagający pewnej wiedzy. Wiedzę o tym może posiąść każdy. Nie opłaca się płacić ogromnych pieniędzy konsultantom. Wystarczy zapoznać się z pewnymi zasadami, przestudiować parę przykładów i stworzyć dokumentację dla swojego przedsiębiorstwa. Warto pomimo tego poradzić się ekspertów, gdy dokumentację systemu przygotujemy.

Najważniejszym dokumentem w systemie zarządzania ISO 9001:2000 jest polityka jakości. Jest ona elementem strategii firmy, dlatego musi być z tą strategią spójna. Polityka jakości stanowi podstawę do zaplanowania celów jakości.

Osobliwym dokumentem systemu zarządzania ISO 9001 są zapisy. Zapisy jakości ukazują dowody działania systemu i jego zgodności z normą ISO 9001:2000. Specyficzność zapisów polega na tym, iż sporządza je pracownik, odnotowując wyniki swojej pracy. Zapisy, tak jak każdy dokument w systemie zarządzania jakością, podlegają nadzorowi.

Dokumentacja systemu zarządzania wymaga nadzoru. Nadzór nad dokumentami systemu zarządzania nie jest łatwym procesem. Dzięki odpowiednim programom komputerowym i/lub adekwatnemu sposobowi postępowania, można zapewnić dobrze działający system nadzoru nad dokumentacją.

Jednym z głównych elementów dokumentacji systemu opartego o ISO 9001 są procedury. Wielu ludzi ma problemy z tym jak tworzyć procedurę ISO 9001:2000. Tymczasem nie jest to wcale trudne. Trzeba przestrzegać paru zasad. Tworzenie procedur jest wtedy łatwe.